Bülten gönderiminde kritik noktalar!

Yıllardır medya ve iletişim sektörlerinin tam ortasında olduğum için, hem haberini medyada yayınlatmaya çalışan PR’cıları hem de yayına karar veren medya mensuplarını yakından gözlemleme fırsatı buluyorum. İşte bu süreçte, dikkatimi çeken bazı noktalar…

Basın mensubu günde yüzlerce basın bülteni ile karşı karşıya kalır. Gün boyunca mailbox’ındaki basın bültenlerini bitiremediği gibi, yeni eklenen basın bültenleriyle süreç daha da zorlu hale gelir. Ama mesele, medya çalışanına çok fazla basın bülteni gidiyor olması değil elbette, zira bülten onun için de bir kaynak ve haberdar olmayı elbette kendisi de ister. Ama…

Yayın içeriğine veya basın mensubunun ilgi alanına hiç girmeyen konularla ilgili basın bültenleri, bülteni alana ne hissettirir?
Her yayın ve her basın mensubu, tanınmak ve önemsenmek ister. Peki, kendisini hiç ilgilendirmeyen bir konuyla ilgili basın bülteni aldıysa, ne mi düşünür? “Bu bülteni gönderen kişi, ajans veya firma, beni tanımıyor, benimle ilgilenmiyor ve zamanımı çalıyor”… Günümüzün en önemli değerlerinden biri olan “zaman” böyle özensizce çalındığında da tabi ki, o bülteni gönderen kişi veya kuruluştan rahatsızlık duyuluyor.

Bir diğer sorun ise, ilgisiz basın bülteni gönderimi yapan kişi veya kurum ile ilgili oluşan algı, onlardan daha sonra gelen diğer bültenlerin de daha az ciddiye alınmasına neden oluyor. Hatta süreç bazen, o adresten gelen her mailin doğrudan “Önemsiz Posta”ya gönderilmesi ile son buluyor.

Konuyla ilgisi olmayan basın mensuplarına, ısrarla her bültenini gönderen ajanslar arasında, halkla ilişkiler sektörünün en büyük PR ajanslarına bile rastlamak mümkün. Tabii, bu işi gerçekten çok özenli yapan PR ajansları ve kuruluşlar da var, onların hakkını yememek lazım. Gönderim yapacakları her liste üzerinde titizlikle ve saatlerce çalışan, doğru yayına ve doğru kişiye ulaşmak için emek harcayan PR’cılar… Medya çalışanları onların değerini her geçen gün çok daha iyi anlıyor…

Kendi yayın içeriğine çok uygun bir basın bültenini başka yayınlarda gören basın mensubu, bülteni kendisine ulaştırmayan kurum hakkında ne hisseder?
Bu konunun bir diğer hassas tarafı ise, ilgi alanına giren basın bültenlerini alamayan basın mensupları… Firmanın veya PR ajansının basın listesini henüz güncellememiş veya yayın içeriğini inceleyememiş olması nedeniyle kendisine ulaşmayan bültenler, basının rahatsızlık duyduğu bir diğer nokta. Yani bir tarafta ilgisiz bültenler ile boğuşan basın, diğer tarafta ihtiyaç duyduğu bültenleri alamayan basın çalışanları…

Kurumların web siteleri, seslerini duyurma arenalarıdır
Dikkatimi çeken konulardan biri de, pek çok kurumun, aslında kendisini en iyi ifade edebileceği arenalardan biri olan web sayfalarında, basın bültenlerini ve duyurularını paylaşmıyor olması. Oysa basın bültenini alan veya haberi başka bir yayında gören ve bültenin bütününe ihtiyaç duyan medya çalışanının ilk baktığı yerlerden biri o kurumun web sayfasıdır.

Web sayfasında basın bültenlerini yayınlayan kimi kurumlar ise, bülten eskidikten ve dolayısıyla haber değeri bittikten sonra sitelerine ekliyor bülteni. Oysa web sayfası basın bülteni arşiv yeri değildir; güncelleme hızı kurumun dinamizminin de önemli göstergelerindendir. Dolayısıyla, basın bülteninin yayınlandığı ilk yer kurumun web sayfası olmalıdır.

Ayrıca kurumun web sayfasında sadece basın bültenini değil, o bülten ile ilgili ek bilgileri ve alternatifli görsel malzemeleri de sunması, medya çalışanının işini kolaylaştıracağı gibi, zaman da kaybettirmemiş olur.

Sonuç olarak;
Basın mensubu ile iyi ve sağlıklı ilişkiler kurmanın ve korumanın en kolay yollarından biri, doğru yayına ve doğru medya çalışanına, içeriğine ve ilgi alanına uygun basın bültenleri göndermek.

İlgisiz mailler basın mensubunu bunaltır, rahatsız eder, kurum/marka veya kişiyle ilgili algısını negatif etkiler. Bunun için de hem yayınları hem medya çalışanlarını tanımak, bilgilerini sürekli güncel tutmak gerekir.

Bülten gönderimi için sağlıklı bir mail sistemi kullanmak gerekir. Aynı basın bülteninin aynı medya çalışanına birden fazla gönderilmesi, mailbox’ını lüzumsuz yere dolduracağı için rahatsızlık yaratır.

Yani, biraz daha dikkat ve ilgi, hem medya çalışanlarının hem PR’cıların işini çok daha kolay ve keyifli hale getirir.

Yorumlar

Bu blogdaki popüler yayınlar

Gerçeğe Çağrı! İyi bir aksiyon filmi...

Harika bir aksiyon filmi...

Farkında ve mutlu bir yaşam için…